Le tri automatique par libellé est une excellente première étape, mais les filtres Gmail sont un outil bien plus puissant pour transformer votre boîte de réception en un assistant personnel. Voici ce que vous pouvez également faire :
Marquer comme important : pour les e-mails venant de votre direction, d’un client majeur ou de votre famille, vous pouvez créer un filtre qui ajoute automatiquement une étoile (suivi) ou les marque comme « importants ». Ainsi, ils ressortiront immédiatement.
Ne jamais envoyer en spam : si des e-mails importants (comme des confirmations de réservation ou des alertes administratives) atterrissent parfois dans vos spams, un filtre avec l’option « Ne jamais envoyer en spam » garantit qu’ils arriveront toujours dans votre boîte de réception.
Transférer automatiquement : recevez-vous des factures que vous devez toujours envoyer à votre service comptable ? Créez un filtre qui détecte les e-mails contenant le mot « facture » ou venant d’un fournisseur spécifique et les transfère automatiquement à l’adresse e-mail de la comptabilité.
Envoyer des réponses standardisées : vous pouvez utiliser les filtres en combinaison avec les « réponses standardisées » (modèles d’e-mails) de Gmail. Un filtre peut, par exemple, détecter les demandes d’information récurrentes et y répondre automatiquement avec un modèle que vous aurez pré-écrit.
Supprimer automatiquement : pour les newsletters dont vous ne voulez plus, les notifications de réseaux sociaux ou les publicités récurrentes, créez un filtre qui les supprime directement à leur arrivée. Votre boîte de réception reste ainsi propre sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Marquer comme lu : pour les e-mails que vous souhaitez conserver comme archive mais qui ne nécessitent pas votre attention (comme des notifications de confirmation d’expédition), vous pouvez les faire marquer automatiquement comme « lus » et les archiver.
Les filtres ne se limitent pas à l’expéditeur. Vous pouvez combiner plusieurs critères pour des tris très spécifiques :
Par mots-clés : triez les e-mails contenant des mots précis dans l’objet ou le corps du message (ex: « Urgent », « Projet Alpha », « Réunion »).
Avec ou sans pièce jointe : isolez rapidement les e-mails qui contiennent des pièces jointes.
Par taille : filtrez les e-mails qui sont plus lourds qu’une certaine taille (ex: > 5 Mo) pour gérer votre espace de stockage.
En combinant ces différentes options, vous pouvez créer un système de gestion d’e-mails entièrement personnalisé et automatisé, vous faisant gagner un temps précieux chaque jour.